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/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / busition / archtec1 / arch-a41.exe / ARCHITEC.ACS / MIMPORT.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-09-26  |  12.3 KB  |  267 lines
  1.  
  2.  
  3.               Base Station/Remote Site Consolidation Feature
  4.  
  5.                                  Overview:
  6.  
  7. This  feature  gives  you the ability to consolidate  data  from  different ì
  8. stations onto one master station.  You can think of the individual stations ì
  9. as 'Remote Sites' and the master as the 'Base Station'.   
  10.  
  11. This feature was implemented because many users of this program have  asked ì
  12. for  the  ability to have a roving feature.  One manager  has  many  people ì
  13. working for him in the field using this program on their individual  laptop ì
  14. portables.   He  asked  if he could consolidate everyone's  data  onto  his ì
  15. desktop computer.  With this Consolidation Feature, he now can.  
  16.  
  17. Each   Remote  Site  goes  to  the  menu  for  Base   Station/Remote   Site ì
  18. Consolidation.  This menu has 5 selections: 
  19.  
  20.                             1)  Output records
  21.                          [used from a Remote Site]
  22.                              2)  Input records
  23.                        [used from the Base Station]
  24.                 3)  Change Start/Stop date of Consolidation
  25.                [used only with outputting records, Option 1]
  26.  
  27.                    4)  View 'Log File' for Base Station
  28.                     5)  Category Consolidation Feature: 
  29.  
  30. The  Remote  Site  then  selects the range of  records  that  he/she  wants ì
  31. outputted to the consolidation disk.  These are the dates that the  records ì
  32. for  the  Master File and Activity file were originally  entered  into  the ì
  33. system.   With the ability to select out records by date of entry into  the ì
  34. system, you can make incremental consolidations, say every 2 or 4 weeks.  
  35.  
  36. An  unlimited  number of Remote Sites can output their records  onto  their ì
  37. individual  consolidation disks.  The Base Station, in turn, takes  all  of ì
  38. consolidation  disks  and inputs them one at a time using option  2,  Input ì
  39. records.   If the program detects that it is importing a  duplicate  record ì
  40. into  the  Master File, it will stop, display  the  questionable  duplicate ì
  41. records to you, and then ask you for a decision:  to overwrite the original ì
  42. record  with the newly imported one, or to abort the consolidation of  that ì
  43. one  record  into the file.   All activity records from  the  consolidation ì
  44. disks, of course, are added as is, without any validation.
  45.  
  46. The  Base  Station must have a hard disk, but the Remote Sites can  have  a ì
  47. hard  disk  or  be floppy-based.  This feature can also be  thought  of  as ì
  48. providing the functionality of a Local Area Network without the bother  and ì
  49. uncertainty of being dependent on a network.  Let's say that 4  data  entry ì
  50. people are using this program to take information over the phone.  If their ì
  51. supervisor wants access to the consolidated records of all 4 people,   each ì
  52. person  could  submit a weekly consolidation disk to the  supervisor.   The ì
  53. supervisor, in turn, would have a fifth system that functioned as the  Base ì
  54. Station and contained only those records brought in using option 2, above.
  55.  
  56. è                               ==============
  57.                                |  OPTION 1: |
  58.                                ==============
  59.                            "1)  Output records"
  60.                         '[used from a Remote Site]'
  61.  
  62.                     Choice of Data files to output:
  63.  
  64. In  this option, you enter your choice of which files you wish to ouput  as ì
  65. the remote site.
  66.  
  67. Your choices are:
  68.  
  69.    "1 = Client and Activity File"
  70.    "2 = Client File only"
  71.    "3 = Activity File only"
  72.  
  73.  
  74.       Additional criteria available for outputting Activity records:
  75.  
  76. By  default,   the program defines the date of the activity record  as  the ì
  77. date of its creation, the date when it was first entered into the program.
  78.  
  79. You  have an option here, however, of outputting activity records based  on ì
  80. the callback date, if any.  This would be useful, for example, if you  have ì
  81. created activity records far in the past, with a current callback date.
  82.  
  83. Your are then asked this question:
  84.  
  85. --------------------------------------------------------------------------|
  86.    Do  you  wish to use the callback date as  an  additional              |ì
  87.    criteria for outputting activity records?
  88.                                                                           |
  89.             'T' or 'Y' = True; 'F' or 'N' = False                         |
  90. --------------------------------------------------------------------------|
  91.  
  92. Iµ you≥ answe≥ ye≤ t∩ thσ abovσ question¼  yo⌡ arσ theε prompteΣ fo≥  thesσ ì
  93. dates:
  94.  
  95.  
  96.  -------------------------------------------------------------------------|
  97.           ====  Definition of date range for Appointments  ====           |
  98.                                                                           |
  99.                Input Screen for Beginning and Ending dates
  100.  
  101.  
  102.                  Enter the first date of your outputting:
  103.                             XX/XX/1991
  104.  
  105.                   Enter the last date of your outputting:
  106.                             XX/XX/1991                                    |
  107.                                                                           |
  108. --------------------------------------------------------------------------|
  109.  
  110.  
  111. è
  112. After having defined the date range for outputting those records,  you then ì
  113. have these choices in outputting Activity records:
  114.  
  115. 1 = Output by dates of creation AND callbacks
  116. 2 = Output by dates of creation OR callbacks
  117. 3 = Output by dates of creation ONLY
  118. 4 = Output by dates of callbacks ONLY
  119.  
  120.  
  121.                                ==============
  122.                                |  OPTION 2: |
  123.                                ==============
  124.  
  125.                             "2)  Input records"
  126.                       '[used from the Base Station]'
  127.  
  128.                   Potential Conflict of Activity Records:
  129.  
  130. By default,  the program does not attempt to display or correct a potential ì
  131. conflict  of incoming activity records.   It assumes that if you have  made ì
  132. multiple  activity records on one day for one Client record, then you  have ì
  133. done so intentionally.
  134.  
  135. You  have the option here,  however,  of the program alerting you to  those ì
  136. cases where an incoming activity record contains the same callback date and ì
  137. company name as one already in the program.
  138.  
  139. If  your exercise that option, the program will then display  this  message ì
  140. when it observes contention in the incoming data with the existing activity ì
  141. file:
  142.  
  143. --------------------------------------------------------------------------|
  144.                   Similar Activity Record Found:                          |
  145.                                                                           |
  146. At this screen, you will decide what to do with the similar activity record ì
  147. that  has been identified.   You can overwrite the old one with the new  or ì
  148. leave the original one intact.
  149.  
  150.        "You have 3 choices: 
  151.  
  152. 1 = Delete old activity, append new one.
  153. 2 = Keep old activity, append new one
  154. 3 = Keep old activity, ignore new one.                                    |
  155.                                                                           |
  156. --------------------------------------------------------------------------|
  157.  
  158. The activity  records in question are displayed to you side by side so that ì
  159. you can see what data is involved.     
  160.  
  161. Regardless of whether you elect to use this 'Potential Conflict of Activity ì
  162. Records'  logic, the program will identify if any incoming  Client  records ì
  163. already  exist in the Client file.  If a duplicate entry is  detected,  the ì
  164. following message is displayed to you:
  165.  
  166. è
  167.  
  168. --------------------------------------------------------------------------|
  169.                   Duplicate Record Found:  Client File                    |
  170.                                                                           |
  171. At  this  screen,  you  will  decide what  to  do  with  the ì
  172. duplicate   record  that  has  been  identified.    You  can ì
  173. overwrite the old one with the new or leave the original one 
  174. intact.                                                                   |
  175.                                                                           |
  176. --------------------------------------------------------------------------|
  177.  
  178. As with the activity  records the Client records are then displayed to  you ì
  179. side by side so that you can read the data.
  180.  
  181.  
  182.                                ==============
  183.                                |  OPTION 3: |
  184.                                ==============
  185.                "3)  Change Start/Stop date of Consolidation"
  186.               '[used only with outputting records, Option 1]'
  187.  
  188. Option 3 is to change the start or stop date of the summary. It defaults to 
  189. these dates:
  190.  
  191.                          START DATE :'01/01/1901'
  192.                          STOP DATE  :'12/12/2999'
  193.  
  194. This  means  that any summaries that you generate will be for a  1098  year ì
  195. period. Let's say that you would like to examine activities for a two  week ì
  196. period, during which you were on the road visiting a Client.  In that case, ì
  197. go to option 3 and enter the date on which the two week period began as the ì
  198. START  date,  and the date on which the two week period ended  as  the  END ì
  199. date.  Now your outputting will reflect just that two week period.
  200.  
  201. [Note:   The  date  selection  feature  refers  to  when  the  records  was ì
  202. originally entered into the system.]
  203.  
  204.                                ==============
  205.                                |  OPTION 4: |
  206.                                ==============
  207.  
  208.  
  209.                   "4)  View 'Log File' for Base Station"
  210.  
  211.  
  212. Every time you use option 2 as the Base Station to import data, the program ì
  213. keeps a log of each procedure, 'LOG.DBF', in this form:
  214.  
  215.  
  216.    --------------------------------------------------------------
  217.    Base Station Importing performed on 06/28/1989               |       
  218.        Start Date: 01/01/1901   End Date: 12/12/2999            |
  219.        Category Selected: ALL                                   |
  220.        Number of records imported from Client file:       5
  221. è       Number of records imported from activity file:     178
  222.        Data imported for Ed Zung, salesman for the Bay area
  223.  
  224.    Base Station Importing performed on 06/30/1989
  225.        Start Date: 01/01/1901   End Date: 12/12/2999
  226.        Category Selected: ALL
  227.        Number of records imported from Client file:       3   |
  228.        Number of records imported from activity file:     288   |
  229.        Data imported for Southern District salesman, Phil Smith |
  230.    --------------------------------------------------------------
  231.  
  232.   
  233. When  you  import data as the base station,  the program will create a  six ì
  234. line entry,  starting with 'Base Station Importing...' and ending with your ì
  235. comment.  The program creates the first five lines automatically, while you ì
  236. enter your comment for line six.
  237.  
  238. 'LOG.DBF'  is  an  ASCII file that you can manipulate  externally  with  an ì
  239. external word processor, if so desired.
  240.  
  241.                                ==============
  242.                                |  OPTION 5: |
  243.                                ==============
  244.  
  245.                         Category Consolidation:
  246.  
  247. At this option,  you can base your data outputting in selection 1 on either ì
  248. a  range  of categories or a list of non-continuous individual  categories.   ì
  249. For  example,  if  you had selected a range,  then you  could  combine  all ì
  250. records from categories 1 through 50.   You can select any size range, from ì
  251. a  range  of 50 to a range of 50,000 categories.    If you had selected  to ì
  252. input a non-continuous list of categories,  then you could enter up to  200 ì
  253. categories for consolidation, such as to combine categories 10, 11, 15, and ì
  254. 20.
  255.  
  256. Note  that  this Category Consolidation logic is available in  these  three ì
  257. locations in the program:
  258.                       
  259.                    'Reports for Clients and Activities' 
  260.                      [Main Program Menu, Selection 3]
  261.  
  262.                             'Appointments Menu'                          
  263.                      [Main Program Menu, Selection 7]
  264.  
  265.                'Base Station/Remote Site Consolidation Menu'
  266.                      [Main Program Menu, Selection 9]
  267.                      -----> where you are now <-------  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.